Administrative, HR

Overview

Prestar apoyo administrativo transversal a las áreas de Operaciones y Recursos Humanos en faena, asegurando la correcta gestión documental, coordinación de procesos internos y soporte a los equipos en materias administrativas. Su función principal es contribuir al orden, control y flujo oportuno de información, resguardando el cumplimiento de la legislación laboral vigente, así como de las políticas, normas y procedimientos internos de la compañía y de los clientes.

Responsabilidades

• Brindar soporte administrativo a Operaciones, facilitando la gestión de documentación, coordinación de actividades y control de procesos asociados a la continuidad operacional.
• Apoyar a RRHH de faena en tareas administrativas relacionadas con acreditaciones, control documental, registro de asistencia y apoyo en procesos de gestión de personas.
• Mantener actualizadas las carpetas digitales con la documentación del personal, asegurando la correcta acreditación en las plataformas de clientes (ej. : SIGA, Web Control u otras).
• Confeccionar, enviar y gestionar la firma de documentos administrativos y laborales (anexos, permisos, solicitudes), a través de los canales autorizados por la compañía (ej. : Adobe Sign).
• Mantener bajo custodia y confidencialidad toda la documentación del personal, utilizando únicamente los medios oficiales de resguardo de la información (Microsoft Teams u otros definidos).
• Recibir, consolidar y registrar la asistencia del personal de faena, asegurando la entrega oportuna a los procesos de remuneraciones.
• Colaborar en la programación de acreditaciones ante clientes, velando por el cumplimiento de requisitos y plazos.
• Apoyar la logística administrativa de capacitaciones, reuniones u otras actividades internas requeridas por Operaciones o RRHH.
• Reportar oportunamente cualquier incidente, accidente o situación de riesgo detectada, conforme a las normas de seguridad de la compañía y de los clientes.
• Cumplir y hacer cumplir los procedimientos, reglamentos e indicaciones de la compañía y de los clientes en todas las gestiones administrativas de su cargo.
• Ejecutar otras tareas administrativas asignadas por su jefatura directa, siempre que estén alineadas con el propósito y naturaleza del cargo.
• Cumplir y hacer cumplir los procedimientos, normas, reglamentos e indicaciones tanto de la compañía como de los clientes, en todas las etapas del proceso de contratación y acreditación del personal.
• Garantizar la oportuna programación y coordinación ante las entidades acreditadoras de cada cliente, respetando plazos y requisitos establecidos.

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