Asistente Recepcionista

Para nuestro cliente importante estudio de ABOGADOS, ubicado en el sector Oriente de Santiago, buscamos a la mejor ASISTENTE RECEPCIONISTA, quien será responsable de asegurar el funcionamiento diario, fluido y organizado de las operaciones de la oficina, actuando como el primer punto de contacto para visitantes y llamadas, y brindando soporte administrativo esencial bajo la supervisión directa de la Gerente de Administración y Finanzas. Su rol será clave para profesionalizar la gestión de los servicios generales y mejorar la eficiencia operativa, permitiendo que la GAF y los abogados liberen tiempo de tareas rutinarias para sus focos estratégicos y legales.

Principales Responsabilidades :

​​​​​​1. Gestión de Recepción y Atención al Cliente Interno / Externo : Recepción y atención telefónica.

• Gestionar la recepción de la oficina, atender llamadas telefónicas, derivarlas adecuadamente y manejar la comunicación inicial.
• Atención a visitantes : Recibir y orientar a clientes, proveedores y otros visitantes de la oficina, manteniendo un ambiente profesional y acogedor
• Coordinación de salas : Apoyar en la coordinación y reserva de salas de reuniones y otros espacios comunes.

2. Coordinación de Servicios Generales y Suministros (Bajo supervisión de la GAF) :

Gestión de compras de oficina : Encargarse de la adquisición y control de inventario de materiales de oficina, papelería, tóner, diarios, flores y otros insumos necesarios, asegurando el abastecimiento oportuno.

Manejo de caja chica : Administrar la caja chica semanal de la oficina, realizando pagos menores y llevando el registro correspondiente en coordinación con la GAF.

Coordinación de envíos y mensajería : Gestionar los servicios de motoboy, Chile Express y DHL para la entrega y recepción de documentos y paquetes, manteniendo un registro organizado.

Supervisión y coordinación de aseo : Supervisar el servicio de aseo interno de la oficina para mantener los estándares de limpieza y orden.

Coordinación de catering : Gestionar el catering para reuniones, eventos internos y otras ocasiones que lo requieran.

Gestión de tarjetas de presentación : Coordinar la solicitud y entrega de tarjetas de presentación para el personal.

3. Soporte Operativo para la Gestión Administrativa (Bajo dirección de la GAF) :

Apoyo en rendiciones de gastos : Colaborar con los abogados en la recopilación y organización de la documentación de respaldo para la rendición de gastos, facilitando un proceso que actualmente es percibido como lento y propenso a errores.

Coordinación de viajes : Brindar soporte en la coordinación de viajes y alojamiento para el personal de la oficina.

Soporte básico de TI y coordinación de licencias : Actuar como punto de contacto entre el personal y el externo de tecnología (Fernando Faúndez) para ingresos y salidas.

Coordinación de eventos internos : Apoyar en la organización de actividades de integración, desayunos, celebraciones de cumpleaños y otras iniciativas que promuevan un buen clima laboral.

Requisitos y Habilidades :

Experiencia previa en roles de recepción, asistente administrativo o coordinación de servicios generales (deseable).

Excelentes habilidades de comunicación interpersonal y escrita, para interactuar fluidamente con el equipo y clientes.

Alta capacidad de organización, proactividad y atención al detalle para gestionar múltiples tareas simultáneamente y mantener el orden en un entorno dinámico.

Dominio de herramientas de Microsoft Office : Word, Excel, Outlook.

Capacidad para trabajar de forma independiente y en equipo, con una sólida orientación al servicio y una actitud colaborativa

Beneficios :

Aguinaldo

Seguro complementario de salud

Buen ambiente laboral

Cercania a metro

Desarrollo profesional